МФУ для офиса: чем отличается от домашней модели
Покупать отдельный принтер, сканер и копировальную технику для современного офиса обычно нет смысла. Многофункциональное устройство (МФУ) объединяет несколько функций в одном корпусе, занимает меньше места и упрощает работу с документами. Но модели заметно различаются по технологии и скорости печати, ресурсу расходников, допустимой нагрузке и возможностям подключения.
Домашняя техника обычно рассчитана на эпизодическую работу: распечатать пару документов, отсканировать договор или сделать копию. МФУ для офиса должно выдерживать регулярную эксплуатацию несколькими сотрудниками. Значение тут имеют емкость лотка для бумаги, скорость обработки заданий и ресурс расходников. Встроенные сканер и копир помогают обрабатывать документы без дополнительной техники, а сетевое подключение дает сотрудникам общий доступ к устройству со своих компьютеров.
Лазерное или струйное МФУ: что выбрать для бизнеса
Технология печати определяет качество изображения и особенности эксплуатации оборудования. При выборе МФУ в Алматы лучше заранее оценить, что компания печатает чаще. В каталоге на сайте ITmag можно сравнить устройства разных типов и подобрать характеристики под конкретную рабочую специфику. Для офиса с интенсивным документооборотом и небольшой дизайн-студии оптимальные решения будут отличаться.
Лазерное МФУ — для больших объемов печати
В лазерной технологии используется тонер — порошковый краситель, который переносится на поверхность листа и закрепляется под воздействием температуры. Лазерное МФУ хорошо подходит для компаний, где ежедневно печатают договоры, накладные, счета, отчеты и другие текстовые документы.
Такие аппараты ценят за высокую производительность и четкость текста. Еще одно практическое преимущество — техника спокойно переносит периоды простоя: расходный материал не засыхает. При регулярной печати больших партий документов лазерная модель часто оказывается удобнее для бухгалтерии, отдела продаж, склада или административного подразделения.
Струйное МФУ — когда оправдано в офисе
Для нанесения изображения струйная техника использует жидкие чернила. Струйное МФУ имеет смысл выбирать, когда компании важны цветопередача, графика, изображения, презентационные материалы или фотографии. Такие модели востребованы, например, в рекламных агентствах, фотостудиях, учебных центрах и других организациях, где документы не ограничиваются черно-белым текстом.
При больших объемах цветной печати стоит рассмотреть систему непрерывной подачи чернил. СНПЧ дает возможность заправлять емкости и сокращать расходы на расходные материалы. Струйную технику желательно использовать регулярно: продолжительный простой у некоторых моделей может привести к подсыханию печатающей головки или сопел.
Черно-белое или цветное МФУ: как определиться
Если компания в основном работает со счетами, договорами, накладными и внутренней документацией, больше подходит монохромный аппарат. Выбирая МФУ лазерные в Алматы, лучше не покупать возможности, которыми сотрудники фактически не будут пользоваться. Цветное МФУ оправдано, если регулярно нужны диаграммы, презентации, коммерческие предложения, макеты или другие материалы.
Формат печати: А4 или А3 для офиса
Для большинства административных задач достаточно формата А4. На нем печатают договоры, счета, письма, отчеты и другую стандартную документацию. Аппараты такого размера обычно компактнее и проще размещаются даже в небольшом кабинете.
МФУ А3 требуется там, где сотрудники работают с чертежами, схемами, таблицами, плакатами или крупными презентационными материалами. Формат А3 востребован, например, в проектных организациях, архитектурных бюро, рекламных компаниях и отдельных производственных подразделениях.
Ресурс и стоимость расходников
Покупая МФУ для бизнеса, полезно оценить расходы за несколько лет эксплуатации. Ведь недорогой аппарат с дорогими картриджами при постоянной печати может обойтись дороже модели более высокого класса. Чем больше компания печатает, тем заметнее влияние расходников на общую стоимость владения.
Как считать себестоимость одного отпечатка
Для приблизительного расчета себестоимости отпечатка цену расходного материала делят на заявленный ресурс в страницах. Например, картридж стоимостью 30 000 тенге с расчетным ресурсом 3000 страниц дает ориентировочные 10 тенге на страницу без учета бумаги и обслуживания.
Однако производитель рассчитывает ресурс при среднем заполнении листа, тогда как фотографии, диаграммы и плотная графика требуют больше красителя. Для цветных МФУ эта стоимость вычисляется отдельно для каждого цвета и суммируется.
Ресурс картриджа и тонера: на что смотреть
В технических паспортах производители указывают ресурс картриджа (стартового и стандартного), он показывает, сколько страниц расходник способен напечатать. Этот показатель рассчитывается по международным стандартам ISO (обычно при условии 5 % заполнения листа текстом). В реальной офисной жизни, когда печатаются сложные таблицы, договоры с логотипами или графики, заполнение листа составляет 10–15 %, а значит, ресурс будет в 2–3 раза ниже заявленного.
Для корпоративного использования выбирайте МФУ, которые поддерживают картриджи повышенной емкости — они существенно снижают затраты. Также обратите внимание на тип расходников: в некоторых моделях меняется только туба с тонером (что дешево), а в других — картридж объединен с фотобарабаном (что значительно удорожает обслуживание).
Скорость печати и нагрузка: сколько страниц в месяц
Скорость печати МФУ для стандартного отдела должна составлять не менее 20–30 страниц в минуту. Учитывайте также нагрузку страниц в месяц. Если сотрудники печатают около 5000 страниц, аппарат с производительностью, близкой к этому значению, будет работать практически без запаса. Чтобы техника не вышла из строя раньше времени, выбирайте модель с ресурсом, превышающим ваши реальные объемы печати примерно на треть.
Сетевая печать и подключение нескольких сотрудников: Wi-Fi, Ethernet и печать с мобильных устройств
Если одним устройством пользуются несколько человек, удобнее подключить его к локальной сети. В этом случае сетевой принтер в составе МФУ становится общей офисной точкой печати. Для небольшого кабинета достаточно беспроводного подключения, тогда как при большом количестве пользователей часто удобен Ethernet.
Wi-Fi печать удобна, когда в помещении сложно прокладывать кабель или сотрудники работают с ноутбуками. Некоторые модели также поддерживают отправку заданий со смартфонов и планшетов. А соединение Ethernet чаще выбирают для стационарной офисной инфраструктуры. Для крупных компаний значение могут иметь также защищенная печать и централизованное администрирование.
Автоподатчик документов и двусторонняя печать (дуплекс)
Если приходится регулярно сканировать договоры на 20–30 страниц, вручную перекладывать каждый лист на стекло неудобно. МФУ с автоподатчиком самостоятельно забирает бумагу из пачки и последовательно отправляет ее на сканирование или копирование. Еще одна функция для интенсивного документооборота — дуплекс, то есть автоматическая двусторонняя печать или сканирование. Это сокращает расход бумаги и избавляет сотрудников от необходимости переворачивать листы вручную.
МФУ для небольшого офиса и для крупного отдела: разница в требованиях
Для кабинета на 3–5 сотрудников обычно не требуется тяжелая производительная техника. Важнее компактность, разумная стоимость расходников, сетевое подключение и достаточная емкость подачи бумаги. В отделе на несколько десятков человек нужны высокая производительность, увеличенные картриджи, Ethernet, автоподача и возможность быстро обрабатывать очереди заданий. Перед тем как МФУ купить, полезно составить небольшой список фактических требований:
- Посчитать примерный месячный объем печати.
- Определить, нужен ли цвет и печать А3.
- Уточнить количество сотрудников, которые будут пользоваться устройством.
- Рассчитать стоимость расходников на планируемый объем страниц.
- Решить, нужны ли автоподача, двустороннее сканирование и мобильная печать.
- Проверить варианты сетевого подключения и емкость лотков.
Для небольшого бизнеса особенно важно не переплачивать за избыточную производительность. Крупному отделу, наоборот, не стоит экономить на ресурсе и скорости. На сайте ITmag МФУ струйные в Алматы или лазерные отличаются по комплектации и можно оценить, какой вариант соответствует планируемому объему работы.
На что еще обратить внимание: гарантия, сервис, доступность расходников в Казахстане
Обязательно убедитесь, что выбранный бренд имеет авторизованные сервисные центры и предоставляет реальную гарантию в Казахстане. Заранее проверьте доступность расходников на местном рынке: даже самое экономичное устройство станет бесполезным, если новые картриджи или редкие детали придется месяцами ждать под заказ. Инвестируйте в технику тех производителей, чьи комплектующие всегда есть в наличии у крупных локальных поставщиков.
Правильно подобранное МФУ должно соответствовать реальной нагрузке компании. В интернет-магазине ITmag можно сравнить модели для разных особенностей работы и найти технику с учетом требуемых функций, расходников и бюджета. Так вы получите эффективный рабочий инструмент для офиса, который поможет вывести бизнес на новый уровень производительности.